Actueel Van de Voorzitter - BZ: over modernisering en diplomatie

Van de Voorzitter - BZ: over modernisering en diplomatie

Job van Den Berg 29 oktober 2021

Geachte lezer,

U kent het verhaal al: een jaar geleden kwam ik terug in Nederland, na 9 jaar rondgezworven te hebben over de wereld. Bij mijn terugkomst zag ik een fundamenteel veranderde BZ organisatie. Een organisatie die flink op de schop gegaan is en hoe dan ook in de juiste richting moderniseert:

We zijn minder hiërarchisch geworden, we doen ons best – en terecht - om diversiteit in al haar gedaanten een plek te geven (toegegeven daar zijn echt nog wel wat plafonds te slechten), we zijn zakelijker geworden, worden meer en meer afgerekend op kwaliteit en werken hard aan bijvoorbeeld het verbeteren van onze financiële huishouding. We rennen terecht mee in de digitalisering en de vergroening en werken ook ineens op afstand. We werken in wisselende teams en doen ons best om de traditionele afgesloten kolommen van DG’s te slechten… dat laatste overigens met wisselend resultaat.

Daarnaast is de interne communicatie BZ een stuk moderner geworden: kortere lijnen, minder rode pennetjes, minder conventies op dat vlak…wat een verschil met 10 jaar geleden. En daarnaast zijn we als diplomaten veel meer bezig om ons een plek te geven in de 24-uurs samenleving waar sociale media een belangrijke rol inneemt. Kortom, onze externe communicatie met de buitenwereld is slimmer en beter. We nemen onze consulaire taak heel serieus en staan gearticuleerder en professioneler voor de belangen van de Nederland in de VN, in de EU en al onze bilaterale contacten en we staan tenslotte minder met de rug naar de Haagse realiteit.  

En ik hoor de Ouderwetsigen onder u denken “vooruitgang? Noem dat maar vooruitgang, vroeger was het toch echt beter” en ik hoor de Modernen onder u denken: my god.. (inderdaad in het Engels), kan er niet een tandje bij, we zijn er nog lang niet”. En ik ben geneigd de Modernen gelijk te geven: een organisatie is verandering en we moeten mee met de wereld om ons heen, zeker als professioneel Ministerie van Buitenlandse Zaken die midden in die alsmaar kleiner wordende wereld moeten blijven opereren.

Tot zover het goede nieuws, want BZ staat er elke dag toch maar, een beetje beter, en het lukt het keer op keer om de moeilijk stuurbare buitenwereld te duiden en beleid te verzinnen dat goed is voor Nederland. Kortom daar kunnen we best een beetje fier op zijn, zouden de Belgen zeggen.

En toch knaagt er iets. Twee zaken die mij opvallen na terugkomst. Twee zaken die op geen enkele manier een roep naar het verleden behelzen, of de verdere modernisering van BZ moeten dwarsbomen. Het gaat om twee zaken waar veel van de VDBZ-leden op de posten en in Den Haag mee worstelen zo is me gebleken. Twee zaken waar we urgent iets mee moeten.  

Allereerst worden we steeds meer bedolven onder processen die ondersteunend zijn aan en moeten leiden tot betere beleidsvorming. Maar die processen – die moeten leiden tot kwaliteitsverbetering - dwarsbomen tegelijkertijd het primaire proces van BZ, namelijk buitenlands beleid maken en uitvoeren. Er is simpelweg steeds minder tijd voor beleid maken voor medewerkers. Veel beleidsmedewerkers zijn steeds vaker druk met wob-verzoeken, regels rond transparantie, archivering, regels rond financiële bedrijfsvoering, regels rond p-zaken en noem het maar. Die berg aan nieuwe verantwoordelijkheden (wob, transparantie) en oude verantwoordelijkheden maar nieuw belegd en – verrassing! - bij de beleidsmedewerker (denk aan p-zaken, reizen boeken, archief) zorgen ervoor dat primaire proces echt in het gedrang komt. De nieuwe regels rond de WOB blijkt inmiddels bij velen een druppel die de emmer doet overlopen.  Begrijp me niet verkeerd: transparantie is een goed ding en de WOB is een noodzakelijke verbetering, maar het vraagt heel veel tijd en menskracht, en dat moet ergens vandaan komen. We schreven als VDBZ daar een brandbrief over aan (P)SG, die goed werd ontvangen. Een antwoord op deze uitdaging is niet meteen voor handen zo lijkt het, maar de wal keert het schip als we niet uitkijken en het vraagt dus serieuze aandacht van de Bestuursraad.

Ten tweede een lastiger onderwerp. Een onderwerp waar velen van ons mee worstelen, zo hoor ik. Ook een onderwerp dat vaak wordt afgedaan als een hang naar het verleden. Een onderwerp dat mogelijkerwijs erin geslopen is sinds de overgang naar de Rijnstraat, versterkt door de Corona crisis.

Nu je BZ binnenloopt door de draaideur doe je dat volledig anoniem, je loopt simpelweg het rijkskantoor Rijnstraat 8 binnen. BZ herken je niet, je stapt de lift in naar een anonieme kantoorplek en hoopt daar collega’s tegen te komen. We zijn tenslotte gewone ambtenaren; “doe maar niet te gek.” Nergens wordt duidelijk voor wat voor een enorme uitdaging we elke dag staan: vormgeven aan de Nederlandse diplomatie, aan het Nederlandse buitenlands beleid. Vorm geven aan een vak waar we elke dag uitgedaagd worden. Met crises, onbekende situaties en zeer complexe vraagstukken. Buitenlands beleid vormgeven met het hele team: posten, het ministerie, de ministers, van startende beleidsmedewerkers, lokale medewerkers op de posten, tot ervaren MO’ers, van financieel specialisten, attaches, beveiliging en onze ambassadeurs over de hele wereld. En ook – niet te vergeten – de gezinnen die achter heel veel van deze hardwerkende diplomaten staan, die ook de wereld over worden gesleept.

Ik krijg zo langzamerhand het idee dat we in onze moderniseringsslag - in een poging toegankelijk te zijn en niet te arrogant te willen overkomen – onszelf teveel hebben weggecijferd: we zijn “maar ambtenaren”. We vinden het kennelijk lastig om hardop te zeggen waar we voor staan en waar we goed in zijn. Maar het is betrekkelijk simpel: internationale diplomatie, lastige internationale (veiligheids-)vraagstukken oplossen, Nederlanders in nood helpen, de BV Nederland faciliteren, vooraan staan in het gedachtengoed rond ontwikkelingssamenwerking en in de voorste linies meedenken over de uitdagingen binnen de EU…om er maar een paar te noemen. Als creatieve organisatie met veel ervaren diplomaten, specialisten, ondersteuners en iedereen die binnen onze muren meewerkt aan ons prachtig vakgebied. Met unieke kennis over hoe om te gaan met internationale uitdagingen, met een karakteristieke loopbaandienst en met een uniek personeelsbeleid om die noodzakelijke kennis te borgen, met ijzersterke teams over de hele wereld en in heel nauw contact met de andere ministeries.

Andere ministeries – zo valt me op - stralen meer onbevangen uit waar ze voor staan: een lerares noemt zich nooit ambtenaar en een militair weet ook wel beter. Onze financiële rekenmeesters van Financiën hebben hun arbeidstrots en staan er terecht voor de hand op de knip te hebben en zo zijn er nog velen.

Allemaal ambtenaren, allemaal werken ze op een – in hun ogen - heel speciaal ministerie,…en gelijk hebben ze….net als wij overigens, en daar mogen ook wij best eens bij stilstaan.

Dus hou op met die valse bescheidenheid, geef kleur aan onze professionaliteit en laat ook de bestuursraad hardop uitspreken dat diplomatie een vak is, dat vraagt om professionals waarin geïnvesteerd moet worden en goede diplomatie hoogst noodzakelijk om Nederland internationaal te kunnen laten functioneren.

Schroef dus maar weer een mooi bord boven de draaideur: Ministerie van Buitenlandse Zaken!

 


Job van Den Berg

Voorzitter, Bestuur

Profiel