Verslag van de 92ste ALV op 28 juni 2023

AGENDA

Locatie: Ministerie van Buitenlandse Zaken, Rijnstraat 8, Den Haag
Tijdstip: van 12.30 – 13.30 uur

1. Opening en goedkeuring notulen van de 91ste Algemene Ledenvergadering
2. Financieel jaaroverzicht 2022
3. Wijzigingen Bestuur
4. Rapportage wgav/wgpb
5. Rapportage van de OR
6. WVTTK

Er waren 29 deelnemers fysiek en 19 digitaal aanwezig bij de ALV, en er zijn 46 lastgevingen ontvangen.

1. Opening en goedkeuring notulen van de 90ste Algemene Ledenvergadering

De voorzitter, Job van den Berg, heet iedereen in de zaal en online welkom en opent de vergadering. Het is een spannend jaar geweest, waarin we waar we voor veel individuele leden wat hebben kunnen betekenen. Dit doen we door vragen te beantwoorden, en met enige regelmaat bij de bestuurder duidelijk te maken dat sommige zaken echt anders moeten. Want er blijven zorgpunten, bijvoorbeeld het gebouw, de staat van de personeelsdienst, het racismerapport en de werkdruk en gezondheid van medewerkers.

Maar er zijn ook goede stappen gezet: de fundamentele uitbreiding van BZ; het racismerapport is ook positief: bestuurder heeft vlucht naar voren genomen; en het buitenland is alleen maar belangrijker geworden in het afgelopen jaar waardoor het werk van BZ relevant blijft.

Ook met de VDBZ gaat het goed. Na jaren teruglopend ledenaantal, nu precies hetzelfde aantal leden als vorig jaar. OR-verkiezingen gewonnen, maar ook belangrijk dat er nog twee personen buiten de VDBZ een plek hebben in de OR. Daarnaast VDBZ mentorprogramma opgezet. De voorzitter spreekt specifiek zijn waardering uit voor de stabiele rol van VDBZ office manager Julie Kennedy. Tot slot is de VDBZ financieel stabiel gebleven.

Er zijn geen opmerkingen over de notulen, waarop de notulen worden goedgekeurd.

2. Financieel jaaroverzicht 2021

De voorzitter geeft penningmeester, Jochem Andriessen, het woord. De penningmeester licht een aantal opvallende zaken in de realisatie en begroting toe. In 2022 is het ledenaantal gestabiliseerd, dit is een positieve ontwikkeling. Wel zien we een verschuiving van oudere medewerkers naar relatief meer jongere medewerkers, dat zien we ook in de contributie-inkomsten die licht lager zijn uitgevallen dan verwacht. Dit komt omdat de contributie voor jongere leden lager is dan voor oudere leden. De grootste kostenpost in 2022 is de nieuwe website, inclusief nieuw administratief en financieel systeem. Kosten zijn onder te verdelen in aanschaf, onderhoudskosten en ondersteuningskosten.

Voor de begroting 2023 zijn de advertentie-inkomsten hoger begroot, in navolging van advies van de kascommissie vorig jaar. Momenteel in gesprek met onze enige adverteerder om meer inkomsten daaruit te halen, en het bestuur gaat ook met andere adverteerders spreken. Loonkosten voor het secretariaat gaan in 2023 ook omhoog. Loon van het secretariaat was sinds 2020 niet meegestegen met de CAO loonsverhoging, dat wordt in 2023 gecompenseerd. Daarnaast blijft VDBZ investeren in activiteiten, aangezien dat één van de redenen is dat het ledenaantal gestabiliseerd is. Eigen vermogen blijft stabiel.

De kascommissie heeft alle stukken gezien en gecheckt. De kascommissie heeft nog een aantal aanbevelingen voor komend jaar: kijk naar inflatie en wat dat doet met de kosten; al blijft het ledenaantal stabiel, er zijn minder contributie-inkomsten dus kijk naar andere inkomstenbronnen; website kost veel geld, dus blijf oog houden of het oplevert wat we verwachtten; en maak gebruik van het nieuwe boekhoudpakket en de uitgesplitste rapportagemogelijkheden. Bij monde van Roy Kenkel worden de stukken namens de kascommissie goedgekeurd.

De voorzitter dankt de penningmeester en de kascommissie vraagt de ALV om decharge te verlenen over het jaar 2022. Leden hebben nog enkele vragen, over de verschuiving naar jongere leden, waar komt dit door? Penningmeester en voorzitter antwoorden dat dit grotendeels natuurlijk verloop is. Het is goed dat veel jonge leden lid worden, mentorprogramma en eerste jaar gratis lidmaatschap helpen daarbij. Daarnaast vraag over waarom de loonkosten voor het secretariaat in 2023 omhooggaan, maar in 2024 weer iets lager uitvallen? Penningmeester en voorzitter antwoorden dat in 2023 de compensatie voor de afgelopen jaren is meegenomen.

Decharge op het financieel verslag wordt verleend.

3. Wijzigingen bestuur

Afscheid van Kees Cath, Rogier van der Pluijm; Christiaan Bergwerff en Reneko Elema als bestuursleden, en van Hester Jonkman als voorzitter van de OR in de afgelopen vier jaar. De voorzitter dankt hen voor hun inzet. Tegelijkertijd een warm welkom aan Suzanne Tossings, bestuurssecretaris en covoorzitter werkgroep arbeidsvoorwaarden; Daan Elders, covoorzitter werkgroep arbeidsvoorwaarden; Carlijn Lubbinge, algemeen bestuurslid; en Bert de Wilde, als voorzitter van de OR. Tot slot kondigt de voorzitter aan dat ook hij zal moeten vertrekken aangezien hij is benoemd tot Directeur Directie Ondersteuning Bestuur (DOB). Elbrich Algra neemt tijdelijk de voorzittersfunctie waar terwijl er gezocht wordt naar een nieuwe voorzitter. Elbrich Algra neemt de voorzittersrol over en dankt Job van den Berg voor zijn inzet de afgelopen jaren. De wijzigingen in het bestuur worden door de vergadering goedgekeurd en aldus vastgesteld.

4. Rapportage WGAV/WGPB

Werkgroep arbeidsvoorwaarden (WGAV)

De covoorzitter van de WGAV, Daan Elders, kijkt terug op het afgelopen jaar, waarin de werkgroep zich actief is blijven inzetten op arbeidsvoorwaarden, onder andere in gesprek met de bestuurder en in het georganiseerd overleg met andere vakbonden. Het pand blijft een terugkerend vraagstuk, net zoals anti-witwasregels, en buitenlandvergoedingen. De lijn van VDBZ is niet meer, meer, meer, maar wel: maatwerk, menselijkheid en ruimhartigheid. Hierbij zet de VDBZ zich in voor collega’s binnen verschillende doelgroepen (singles, collega’s met partners, (alleenstaande) collega’s met kinderen). Afgelopen jaar verschillende resultaten bereikt: VDBZ heeft zich ingezet op thuiswerkvergoeding voor lokaal personeel; erkenning op hoog niveau dat ons pand ongeschikt is; meer flexibiliteit voor bestemmingen R&R-reizen; commitment van de bestuurder om te werken aan problematiek rondom anti-witwasregels; en er is een nieuwe CAO gekomen. Deze prioriteiten blijven. Komend jaar zetten we ons ook in voor het nieuwe pensioenstelsel (belang van goede informatievoorziening); de vernieuwing van het ACRU; en advisering rondom fiscale problematiek. Voor iedereen blijven inzetten, van schaal 8 tot schaal 19. De WGAV roept leden op om problemen waar ze tegenaan lopen te blijven melden.

Een lid vraagt of een nieuw pand nog nodig is nu door COVID-19 blijkt dat thuiswerken goed werkt. De covoorzitter WGAV antwoordt dat VDBZ niet terug wil naar 2015, anno 2023 heeft niet elke collega een dedicated bureau nodig, maar dekkingsgraad is scheef, zelfs met inachtneming van thuiswerken. Daarnaast belangrijk dat we met alle collega’s in één pand kunnen zitten, zodat we elkaar kunnen blijven vinden en saamhorigheid stimuleren. Verschillende leden sluiten zich aan bij deze punten.

Werkgroep Personeelsbeleid (WGP)

De voorzitter van de Werkgroep personeelsbeleid, Elbrich Algra, geeft aan dat de VDBZ afgelopen jaar weer in veel individuele casussen heeft kunnen helpen. Leden kunnen altijd hiervoor terecht bij de VDBZ. Ook het mentorprogramma loopt goed: 80 aanmeldingen dit jaar. Daarnaast is de WGP bezig met aantal grote onderwerpen, zoals de evaluatie van het FBS die elk jaar plaatsvindt – weet ons te vinden met jullie feedback. We zien bijvoorbeeld dat de derde FBS-ronde wel erg laat is, vooral voor collega’s die moeten verhuizen en scholen moeten zoeken. Daarnaast speelt de overkoepelende evaluatie van het P-beleid, waar meer structureel wordt gekeken naar het plaatsingsbeleid. Opvolging van het racismerapport staat ook op de agenda van de WGP, en het idee om een 360 graden feedbacktool te verplichten voor leidinggevenden, zodat ze feedback uit hun hele team kunnen ophalen. Tot slot zal de WGP zich ook richten op het onderwerp excellente diplomatie, waar na de ALV een discussie over zal worden gevoerd.

Een lid vraagt naar hoe lang het mentorprogramma duurt? De voorzitter van de WGP antwoordt dat dit aan de mentor/mentee is, maar in principe in ieder geval een jaar. Het is aan de mentor/mentee om de relatie verder vorm te geven.

5. Rapportage van de OR

De voorzitter van de OR, Bert de Wilde, koppelt terug over de verkiezingen in april 2023. De VDBZ blijft goed georganiseerd, kunnen een diverse en inclusieve lijst opzetten met reserves. Bert bedankt Hester Jonkman en de OR-leden van de vorige OR voor het goede werk van de afgelopen jaren.

De OR-voorzitter reflecteert op de onderwerpen die al aan de orde zijn gekomen: verhuizingen, personeelsbeleid, het pand, FBS en het racismerapport. De dag na de ALV zal er een bijeenkomst plaatsvinden over 360 graden feedback. Kortom: alles wat we als VDBZ ophalen komt ook in de OR.

De OR-voorzitter doet een oproep aan de leden om als ze iets willen doen bij de OR, zich te melden. De OR is voornemens te gaan werken met buitenleden, om meer mensen te betrekken bij de OR en de verschillende werkgroepen. Is ook een mogelijkheid om het werk alvast te leren kennen voor als je later in de OR wil.

Een lid geeft aan dat hij verbaasd is dat de VDBZ zo’n groot aandeel heeft in de OR, dit is structureel wel een zorg als je geloofwaardig wil blijven: je hebt ook discussies en andere visies nodig. De OR-voorzitter reageert dat hij trots is op de diversiteit binnen de VDBZ-lijst, en dat hij het eens is dat discussie goed is. Daarom ook erg blij dat er naast de VDBZ ook twee andere OR-leden zijn. Dit is ook de reden dat de OR aan de slag wilt met buitenleden: transparantie en deuren open zetten. VDBZ-voorzitter Job van den Berg geeft aan dat de VDBZ hierdoor een enorme verantwoordelijkheid heeft, en dat hij hoopt dat er meer partijen weer bij komen in de toekomst. De VDBZ heeft nog aangeboden om de verkiezingen later te organiseren als er daardoor meer animo zou kunnen zijn, omdat we het zelf ook zorgwekkend vinden.

5. WVTTK

Geen verdere punten.

6. Sluiting

De voorzitter a.i. Elbrich Algra dankt de leden en verklaart de vergadering gesloten.