Verslag van de 95e ALV op 11 juni 2025

Locatie: Ministerie van Buitenlandse Zaken, Rijnstraat 8, Den Haag
Tijdstip: van 12.30 – 14.00 uur

Agenda

1. Opening en goedkeuring notulen van de 94ste Algemene Ledenvergadering
2. Wijzigingen RvA/bestuur
3. Rapportage WGAV
4. Rapportage WGP
5. Rapportage OR
6. Financieel verslag penningmeester
7. Taakstelling
8. WVTTK

Er waren 23 deelnemers fysiek en 27 digitaal aanwezig bij de ALV, en er zijn 50 lastgevingen ontvangen.

1. Opening en goedkeuring notulen van de 94e Algemene Ledenvergadering

De voorzitter, Simone Kreutzer heet iedereen welkomen opent de vergadering. Ze benoemt de val van het kabinet, dat dit onzekerheid met zich meebrengt en dat juist nu de VDBZ scherp en betrokken blijft. De taakstelling vraagt om sterke keuzes en oog voor mensen. Er zijn geen opmerkingen over de notulen van de 94e vergadering, waarop de notulen worden goedgekeurd.

1. Wijzigingen Raad van Advies en bestuur

De voorzitter neemt afscheid van bestuursleden Elbrich Algra als voorzitter van werkgroep P-beleid, en Daan Elders als co-voorzitter van de werkgroep arbeidsvoorwaarden. De voorzitter verwelkomt Bert de Wilde, Doudouce Luitse en Erika den Besten als nieuwe bestuursleden. Na de zomer zullen nog enkele nieuwe bestuursleden worden voorgesteld aan de leden via de nieuwsbrief. Het VDBZ-bestuur zal ook nieuwe werkgroepen in het leven roepen naast de Werkgroep Arbeidsvoorwaarden en de Werkgroep Personeelsbeleid. Er wordt in ieder geval een Werkgroep Taakstelling in het leven geroepen. Na de zomer zal worden aangekondigd wat deze werkgroepen zijn en wie ze gaat voorzitten.

De voorzitter kondigt aan dat Dewi van de Weerd en Hans Docter de Raad van Advies verlaten en dankt hen voor hun waardevolle inzet. Ozlem Canel, Ahmed Dadou en Henk-Jan Bakker worden voorgedragen als nieuwe leden van de Raad van Advies.

Een lid merkt het belang op van de genderbalans in het bestuur.

1. Rapportage Werkgroep Arbeidsvoorwaarden (WGAV)

De voorzitter van de WGAV, Suzanne Tossings, licht de inzet van de werkgroep in het afgelopen jaar toe. De werkgroep is voornamelijk bezig geweest met de taakstelling, wat een vast onderwerp is geworden op de agenda van het Georganiseerd Overleg (GO) met de bestuurder. In het najaar is een paper opgesteld met de VDBZ-visie op de taakstelling, wat ook door middel van een enquête is voorgelegd aan de leden. In het voorjaar is namens de bonden een brandbrief aan de SG gestuurd met de zorgen over de taakstelling, vervolgens is er ook een brandbrief aan de Vaste Kamercommissie (VKC) Buitenlandse Zaken verstuurd. De voorzitters van de WGAV en de WGP hebben in mei een gesprek gevoerd met de VKC-leden van NSC, VVD en PvdA-GL over deze brandbrief. Komende tijd blijft de taakstelling een belangrijk agendapunt in het GO en veel tijd vergen van de VDBZ, daarom goed dat hier aparte werkgroep voor komt.

Naast de taakstelling is de werkgroep actief geweest op individuele casuïstiek, en de opkoopbescherming. Voor het komende jaar zal de WGAV zich richten op het verder uitlopen van een uitzondering voor diplomaten mbt de opkoopbescherming; de onderhandelingen die gaan lopen rondom het CAO Rijk; en blijvend het gesprek met de bestuurder aangaan over knelpunten bij overplaatsing.

De voorzitter van de WGAV doet nog een oproep voor leden om zich te melden om lid te worden van de werkgroep.

Een lid verzoekt de WGAV om te kijken naar of hardship-functies bij BZ ook kunnen worden aangemerkt als substantieel bezwarende functies binnen het CAO Rijk. De voorzitter van de WGAV zegt toe dit mee te nemen in de gesprekken met CNV over de onderhandelingen.

1. Rapportage Werkgroep Personeelsbeleid (WGP)

Eind mei is het voorzitterschap van de WGP overgedragen van Elbrich Algra aan twee nieuwe voorzitters Doudouce Luitse en Carlijn Lubbinge. De WGP heeft zich het afgelopen jaar ook druk beziggehouden met de taakstelling zoals toegelicht door de voorzitter van de WGAV. Daarnaast benoemen de voorzitters van de WGP de volgende thema’s als prioriteit voor inzet komend jaar:

1. Rapport over doorstroom vrouwen;
2. Loonkloof mannen en vrouwen;
3. FBS-rondes nieuwe stijl: Het eerste jaar onder de nieuwe FBS-systematiek zit er bijna op. VDBZ volgt op.
4. Diversiteit & Inclusie, o.a. n.a.v. racismerapport wat nog verdere opvolging behoeft
5. 360-graden-feedback voor leidinggevenden;
6. Uitwerking van de HR-notitie: VDBZ stemden destijds in op twee voorwaarden: 1) een interne evaluatie van het nieuwe systeem na twee jaar, waarna bekeken wordt – ook door de OR – of het systeem de beoogde doelen gehaald heeft, of het werkt of dat er aanpassingen nodig zijn; en 2) uitwerking van de overige onderdelen van de HR-notitie binnen twee jaar. Daar blijft VDBZ zich hard voor maken het komend jaar.

Daarnaast blijft de WGP zich inzetten op het VDBZ-mentorprogramma. Het afgelopen jaar negentig matches. Uiteraard gaan we ook dit jaar weer door met het mentorprogramma, dus nieuwe aanmeldingen zien wij van harte tegemoet.

Tot slot, doet de WGP een oproep om nieuwe collega’s te verwelkomen in de werkgroep personeelsbeleid, en om de voorzitters te benaderen bij suggesties en feedback.

Een lid vraagt naar een D&I-plan die zou zijn afgekeurd door de bestuursraad. Andere ministeries laten weten dat mensen onder banenafspraak vallen dat die niet onder taakstelling zullen vallen. BZ houdt kaarten nog op de borst. De voorzitter antwoordt dat in de aanschrijving voor de taakstelling staat dat mensen met banenafspraak niet geraakt worden door de taakstelling.

Een lid vraagt naar de ronde afgelopen jaar en de beperkte doorstroom van vrouwen, en of de MaRa lessen heeft getrokken van de ronde. Co-voorzitter van de WGP Carlijn Lubbinge antwoordt dat er een duidelijke boodschap is afgegeven door de MaRa dat ze teleurgesteld waren in de man/vrouwverdeling in de eerste ronde. VDBZ blijft dit aankaarten, niet alleen man/vrouwverhouding maar ook diversiteit.

Voorzitter bevestigt signalen dat er nog steeds grote groep collega’s geen baan heeft gevonden. Benadrukt belang van doordachte strategie op de interim en perspectiefpool. Daarnaast wordt ongewenst gedrag getriggerd, waarbij vacaturehouders slechts 1 persoon op voorkeur zetten.

Een lid vraagt naar of de 360 graden feedback tool is besproken met de RvA. Co-voorzitter WGP Carlijn Lubbinge geeft aan dit te zullen doen.

1. Rapportage OR:

Terugblikkend geeft Cas van der Horst, OR-lid in zowel de vorige OR als de nieuwe OR een overzicht van twee belangrijkste thema’s waar de OR zich op heeft ingezet: verduurzaming van het P-beleid, inclusief een focus op langetermijnontwikkelingen; en het nieuwe gebouw. Privacy en ICT-inrichting zijn als thema’s minder naar voren gekomen in de afgelopen twee jaar.

De nieuwe OR-voorzitter, Sarah Spronk, blikt vooruit op de komende OR-periode. Ze bedankt de leden voor de campagne en het stemmen. Nieuwe OR is op 15 mei geïnstalleerd, VDBZ heeft 10 van de 17 zetels. De OR-voorzitter is blij met een mooi divers team in de OR, en ze zijn voortvarend van start gegaan.

De nieuwe OR gaat aan de slag om de medewerker in staat te stellen de kerntaken van BZ goed uit te voeren, daar vallen de volgende prioriteiten onder:

• Goed functionerend HR-beleid;
• Gebouw
• ICT, privacy, fit-for-the-future.
• Zichtbaarheid OR vergroten, zowel intern als extern
• Ethiek, ook gevoelige discussies rondom ambtelijke professionaliteit, impact reorganisatie op onze organisatie, en vermogen om als excellente diplomatieke dienst te functioneren. Visie op leiderschap.

De OR-voorzitter geeft aan met veel plezier en vertrouwen de komende periode tegemoet te kijken.

1.  Financieel verslag penningmeester

De penningmeester van de VDBZ, Jochem Andriessen, deelt de realisatie van 2024, en de begroting van 2025 en 2026. Hij licht een aantal punten toe m.b.t. de realisatie van 2024:

• 2024 64 leden bij, 48 uitgeschreven. Totaal naar 838 leden. Resultaat van twee zaken: verhoogd aantal inschrijven na instelling van nieuwe kabinet. En activiteiten mentorprogramma en F. Springerlezing.
• V.w.b. contributiebijdragen heeft VDBZ iets meer binnengehaald dan begroot, door meer leden en gemiddelde contributiebijdrage iets verhoogd is, omdat nieuwe leden in hogere contributieschalen zijn ingestroomd.
• Kosten website lager uitgevallen door begroot. Volgend jaar waarschijnlijk wel nodig.
• Activiteiten: weinig uitgegeven. Heeft ermee te maken dat FMH onze facturen niet doorberekent. Het bestuur gaat hier nog een keer achteraan.

De penningmeester wijst vervolgens op een aantal punten uit de begrotingen van 2025 en 2026:

• Grootste kostenpost loonkosten secretariaat, die zijn gestegen. Salaris gelijkgetrokken met CAO voor rijksambtenaren. In de komende jaren blijft dit met toenemende mate onze grootste kostenpost. Daarom met de kascie besproken om op middellange termijn na te denken over contributieverhoging (5-10 jaar);
• Eigen vermogen van de VDBZ is flink: EUR 90,255.42. Advies van kascommissie is om met bestuur te kijken naar welke investeringen het bestuur kan doen om te voorkomen dat eigen vermogen te groot wordt..

Kascie, bestaande uit Roy Kenkel en Michael Duiff hebben geconcludeerd dat de financiële rapportage klopt, en stellen voor om decharge te verlenen.

Geen additionele vragen van uit de leden.

1. Taakstelling

Voorzitter licht de VDBZ-inzet voor wat betreft de taakstelling toe. VDBZ heeft zowel gesprekken binnen als buiten BZ om zorgen te uiten. Zo heeft de VDBZ een brandbrief aan de bestuurder gestuurd, zowel als een brief aan de Vaste Kamercommissie Buitenlandse Zaken. In deze gesprekken en brieven onderstrepen we waar wij voor aan de lat staan, wat de taakstelling betekent, en hoe wij ons moeten verhouden tot resultaten. Bezuinigen heeft consequenties, daar verhoudt BZ zich toe, maar moet ook de buitenwereld zich toe verhouden. De voorzitter bedankt de leden die actief op de lijn zijn gekomen met reacties en suggesties om nog beter te illustreren wat ons werk betekent en wat effecten van taakstelling kunnen zijn. Zowel aan directies op het departement als op de posten is een tweeledig opdracht gegeven: taakstelling + toekomstbestendig maken van de organisatie. Dat moet eind juni ingediend zijn. De VDBZ is er nog niet gerust op dat dit zal leiden tot een samenhangende plan van aanpak of dat er een waterbedeffect zal ontstaan en de problemen dan bij de bestuurder over de plinten zal klotsen. De VDBZ blijft de oproep herhalen aan de bestuurder: zorg ervoor dat jullie blijven sturen op het proces.

Een VDBZ-lid die een grote post leidt licht toe dat er begrip is dat niet alles hetzelfde kan blijven, maar dat er zorgen zijn over dat procesinformatie over medezeggenschap van de post nogal laat aankwam. Van belang om medezeggenschap gedegen in te richten, maar het bezuinigingsproces moet ook niet te lang duren. Als er eenmaal voorstellen zijn gedaan moet daar snel een besluit over komen. Met name bij lokale staf wordt dit meer gevoeld dan bij uitgezonden personeel. De voorzitter bedankt het lid en beaamt dat het goed is om dit soort punten te blijven horen als VDBZ-bestuur om de gesprekken met de bestuurder en andere departementen goed te kunnen voeren.

De voorzitter vraagt naar waar de grootste zorg of pijn van leden zit m.b.t. de taakstelling. De mentimeter levert een variëteit aan antwoorden op.

Een VDBZ-lid merkt op dat de organisatie niet te hard moet gaan met het proces van bezuinigingen met de val van het kabinet. Wellicht komen er andere inzichten aan. Is het niet van belang dat de VDBZ de media meer opzoekt en actievoert? De voorzitter antwoordt dat de VDBZ het gesprek blijft aangaan met bestuurder. Brandbrief aan de Vaste Kamercommissie was al een flinke stap voorwaarts. Het bestuur blijft afwegen wat de meest logische volgende stap is. Tot 2027 zijn de bezuinigingen ingeboekt, maar wellicht wel ruimte om bezuinigingen daarna om te buigen.

Een lid vraagt wat het VDBZ-bestuur vindt van de discussie over hoe de 5% BNP aan veiligheid ingevuld moet worden? Liggen er mogelijkheden om daar ook diplomatie aan toe te voegen? De voorzitter van de werkgroep arbeidsvoorwaarden geeft aan dat het VDBZ-bestuur dat ook vindt, en dit ook heeft aangekaart in gesprek met de VKC.

Een lid vraagt naar de mogelijkheden voor IBBZ’ers om nog geplaatst te worden in het buitenland, na 3 grote lichtingen en nu bezuinigingen. De voorzitter beaamt dit als terechte zorg, en geeft aan dat VDBZ hier ook over in gesprek is met de VerYBZ. Daarnaast wil de VDBZ ook meer inzicht in wat beperking van instroom nu betekent voor kennisopbouw en talentontwikkeling op de lange termijn.

Een lid spreekt zorgen over dat alleen op bepaalde schalen bezuinigd gaat worden. Een ander lid maakt zich zorgen dat de werkdruk op gaat lopen en het werkplezier achteruit zal gaan. De voorzitter benadrukt dat het VDBZ-bestuur blijft inzetten op dat er echt keuzes worden gemaakt aan de bestuurderstafel. Over een toekomstbestendig postennet, over wat we niet langer gaan doen als we minder mensen hebben. Die punten blijft de VDBZ neerleggen bij de bestuurder.

De voorzitter nodigt leden i.v.m. de tijd eventuele input op de tweede vraag (Waar vinden jullie dat de VDBZ zich op zou moeten richten) schriftelijk te leveren via de mentimeter.

6. WVTTK

• VDBZ-vertrouwenspersoon Koosje de Vries vraagt het bestuur na te denken over meer juridische ondersteuning van leden bij individuele vragen.
• De OR-voorzitter geeft aan deze vrijdag (15 juni 2025) te spreken met de SG over de impact van de val van het kabinet. Weet de OR ook te vinden bij vragen en/of opmerkingen.

7. Sluiting

De voorzitter dankt de leden voor hun actieve inzet, ook bijdragen vanuit posten. Iedereen is betrokken bij het welzijn en de situatie van het Ministerie van Buitenlandse Zaken. Laat ook zien dat we allemaal met elkaar de schouders eronder willen zetten. De voorzitter dankt vertrouwenspersoon Koosje de Vries en office manager Julie Kennedy voor hun werk voor de vakbond.

De voorzitter sluit de vergadering.