Afgelopen twee maanden hebben we vanuit de VDBZ zeer intensief gewerkt aan onze positiebepaling t.a.v. de voorstellen van de bestuurder in de HR-notitie over de aanpassingen van het personeelsbeleid. In die notitie staat een breed scala aan punten die het personeelsbeleid moeten verbeteren. Een onderdeel daarvan is de aanpassing van de FBS-systematiek. Deze voorstellen zijn onderdeel van één pakket. We hebben in de afgelopen maanden meerdere keren per nieuwsbrief over de evaluatie van het personeelsbeleid gecommuniceerd, zowel voorafgaand aan de evaluatie, als alle stappen nadien, en jullie uitgenodigd ons te laten weten wat jullie vinden. In de nieuwsbrief van eerder deze maand hebben we jullie meegenomen in de dilemma’s en overwegingen die we hadden in het proces van kleur bekennen: stemmen we wel of niet in met de voorstellen (zie ook de vorige nieuwsbrief en hoofdstuk 8 van de HR-notitie van de bestuurder voor de concrete voorstellen)? Tijdens de ALV van 19 juni hebben we onze voorgenomen inzet met de leden gedeeld en hier een goede discussie over gehad. Inmiddels is het crunch time en willen we jullie nog eenmaal meenemen en toelichten waarom we ervoor gekozen hebben in te stemmen met de voorstellen ter aanpassing van de FBS-systematiek, onder twee voorwaarden.

In algemene zin geldt dat er in de HR-notitie veel staat wat we als VDBZ belangrijk vinden: een goed functionerende personeelsdienst; een personeelsdienst die met je meedenkt en waar je met vragen, zorgen en dilemma’s terecht kunt. Een personeelsdienst kortom, die er voor de medewerkers is. Dat is waar we ja tegen zeggen en dat is waar onze bestuurders mee aan de slag moeten. Te lang is HDPO er alleen voor de bestuurder en leidinggevenden geweest. Het ADR-rapport was helder op dit punt en dat moet nu opgevolgd worden.

De evaluatie van het p-beleid is dusdanig vertraagd, dat wij onder grote tijdsdruk staan om al dan niet in te stemmen met de voorstellen. Uitstel is geen optie, want FBS 2025 staat alweer voor de deur. Dit zorgt voor grote frustratie bij de VDBZ. Liever hadden we langer de tijd gehad en gezien dat de voorstellen in samenhang met andere belangrijke onderdelen van de HR-notitie uitgewerkt waren. En dat de onderwerpen die wij als VDBZ eveneens belangrijk vinden, zoals het langverwachte rapport over diversiteit in doorstroom, niet naar achteren worden geschoven en daarmee van de bestuurderstafel dreigen te vallen of niet de centrale aandacht verdienen die zij behoeven. Helaas is de realiteit anders:  de bestuurder heeft voorstellen gedaan en wij zullen ons standpunt daarop delen.

Zoals gezegd vormen de voorstellen voor aanpassing van de FBS-systematiek, de ronderegels, 1 pakket. Voor de VDBZ springen twee voorstellen eruit;  1) het afschaffen van de derde ronde en 2)het opgeven van je functie als je meedoet aan de ronde. Over dat eerste voorstel hoefden we niet lang na te denken: de VDBZ pleit er al jaren voor de systematiek aan te passen, omdat de derde ronde veel te laat komt. Je kunt van medewerkers en hun gezin niet verwachten dat ze medio juni pas horen waar ze aan toe zijn en dan nog een internationale verhuizing met alles wat daarbij komt kijken gaan regelen voor diezelfde zomer. En na die derde ronde ontstaan er weer veel nieuwe gaten, die grotendeels opgevuld moeten worden door medewerkers in het team waarin het gat valt. Ook nu weer laat het BZ brede MTO zien dat dit leidt tot een veel te grote werkdruk.

Het voorstel om je functie op te geven als je besluit mee te doen aan de ronde, is daarentegen voor ons echt een lastig dilemma. Je levert iets in (zeker vanuit Den Haag met een plaatsingstermijn van 7 jaar, op een post is dit met 5 jaar al fundamenteel anders). Je kunt niet meer vanuit het comfort van een functie met langere plaatsingstermijn afwachten welke functies in de ronde verschijnen en proberen een mooie functie te bemachtigen, met de geruststelling dat je op je huidige plek kunt blijven mocht het niet lukken. Er zijn zorgen over wat dit betekent in het geval je – in het nieuwe systeem – geen functie krijgt. Ook wordt hier, ten minste in het achterhoofd, de koppeling gemaakt met de bezuinigingen: wat betekent het als je in de interim pool komt?

Toch is het niet mogelijk te zeggen: de derde ronde afschaffen willen we wel, maar het opgeven van je functie niet. Door de huidige plaatsingstermijnen en het niet hoeven opgeven van je functie, is de zwaarte van de ronde qua aantal beschikbare functies naar laat in het jaar verplaatst. In september staan er, zeker op het departement waar de plaatsingstermijn zeven jaar is, nog maar weinig functies in: het is wachten tot collega’s die meedoen in de ronde een functie hebben gevonden, alvorens hun functie beschikbaar komt en zo zitten we voor een goed deel op elkaar te wachten. Daarom is het niet mogelijk de derde ronde af te schaffen, zonder andere maatregelen te treffen om de zwaarte van de ronde naar september te verplaatsen: daarom komt het voorstel om je functie op te geven als je meedoet vandaag.

We zien ook zeker voordelen van dit voorstel: doordat iedereen die mee doet aan de ronde haar/zijn functie opgeeft, zijn alle functies die dat jaar beschikbaar komen direct in september bekend. Hierdoor wordt een gelijk speelveld gecreëerd, met name voor collega’s die op een post zitten en aan het einde van de eigen plaatsingstermijn zitten. Het is een transparanter systeem, met gelijke kansen voor iedereen (incl. gelijkheid tussen collega’s op de posten en Den Haag) om op hetzelfde moment op alle functies die je ambieert te reageren. Niet te hoeven wachten tot latere rondes totdat de interessante functies vrijkomen, afwegen in welke ronde je op welke functie gaat reageren. En om al voor de Kerst, of uiterlijk in maart als je in de tweede ronde een functie vindt, duidelijkheid te hebben over je volgende plaatsing.

Alles overwegende denken we dan ook dat deze voorstellen een verbetering van de FBS-systematiek zijn t.o.v. het huidige systeem, zowel vanuit het organisatiebelang, als het belang van de medewerker. Doorslaggevend zijn daarbij geweest: het belang van het afschaffen van de derde ronde, de realisatie dat dit niet kan zonder andere aanpassingen in het systeem en het voordeel van het gelijke speelveld dat wordt gecreëerd als alle functies in september bekend zijn. Daarom zullen we instemmen met het pakket aan FBS-voorstellen van de bestuurder. Dat wil niet zeggen dat we zorgen bagatelliseren en we realiseren ons dat niet iedereen zich in deze inzet kan vinden. Daarom stemmen we in op twee voorwaarden: 1) een interne evaluatie van het nieuwe systeem na twee jaar, waarna bekeken wordt – ook door de OR – of het systeem de beoogde doelen gehaald heeft, of het werkt of dat er aanpassingen nodig zijn, 2) uitwerking van de overige onderdelen van de HR-notitie (o.a. uitwerking van loopbaanpaden, HDPO is ook voor de medewerker, privébeleid, detacheringsbeleid etc, maar ook doorpakken met andere relevante rapporten als doorstroom in diversiteit) binnen twee jaar.

De voorstellen die zien op de kaders, krijgen wat minder aandacht, maar verdienen dat wel. Hier twijfelen we niet over. De voorstellen van de bestuurder zijn als het over de kaders gaat vrij conservatief. Vanuit de VDBZ zien we daar graag meer flexibiliteit, met als doel frustratie onder medewerkers te verminderen. Twee concrete wensen: het binnen/buitenkader aanpassen naar ‘drie plaatsingen buiten’ ipv ’tien jaar’: de geest van dat kader is nu al dat je na drie buitenplaatsingen weer naar binnen moet. Laat dat dan ook de letter worden: dat scheelt een hele hoop gedoe als medewerkers net een jaar boven de tien uitkomen en daardoor een plaatsing mislopen. Een ander kader dat bij medewerkers regelmatig tot veel frustratie leidt, de organisatie veel tijd kost en wij niet meer van deze tijd vinden is het bevorderingskader: het kost HDPO ruim twee weken om de beoordeling te doen en vervolgens is er een week van reflectie voor nodig om als medewerker nog op het oordeel terug te kunnen komen. De bestuurder stelt voor om te onderzoeken of het bevorderingskader afgeschaft kan worden. Wij stellen graag: schaf het nu af en evalueer na twee jaar of het werkt, tezamen met de overige FBS-aanpassingen.

Komende tijd is het aan de bestuurder om ervoor te zorgen dat de FBS-aanpassingen tijdig uitgewerkt worden in een personeelsreglement, dat opnieuw ter goedkeuring zal voorliggen, zodat het nieuwe systeem tijdig voor start van de FBS2025 gereed is en te zorgen dat HDPO hier klaar voor is. En zeker ook: dat er helder over gecommuniceerd wordt naar de medewerkers, uitgelegd wordt wat de aanpassingen inhouden, waarom hiervoor gekozen is, om zorgen waar mogelijk weg te nemen (bijv. bezuinigingen – interim pool).

Tot slot, de twee voorwaarden die we stellen aan de instemming van de VDBZ, bieden ons over twee jaar een nieuwe gelegenheid om de FBS-systematiek kritisch tegen het licht te houden, en dat in samenhang met de andere onderdelen van het p-beleid. Dat vinden we ontzettend belangrijk. Wij zullen in de tussentijd zeker niet stilzitten: we hebben veel ideeën en voorstellen op die andere cruciale onderdelen van het p-beleid die we zullen inbrengen. Daarover houden we jullie op de hoogte en kunnen jullie op ons rekenen. En allerlaatst: weet ons (via bestuursleden, via VDBZ@minbuza.nl) te vinden!